System integration Excel・Access 業務のシステム化
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Excel and Access Excel・Access 業務のシステム化とは
Excel・Access 業務のシステム化とは、Excel や Access で回している業務を、複数の人が同時に使える仕組みに置き換え、データと手順を移すことです。移行先は、Web システムとして作る方法だけではありません。今の Excel・Access を整える方法や、SaaS・パッケージに移る方法と比べて決めます。フロンティアエージェンシー（FAC）は、リプレイス・移行の進め方に沿って、まず現状分析で今のファイルと業務の流れを整理します。そのうえで、どの移行先が合うかを一緒に決めます。Web システムとして作る場合は、データ移行から本番切替まで段階的に進めます。
Fit こんな場合に向いています
Excel（エクセル）や Access からの脱却は、使う人やデータが増え、次の困りごとが出てきたときに検討します。
- 同時編集で上書きされる・ファイルが増える複数の人が同じファイルを開いて上書きが起き、どれが正しい版か分からなくなる
- 作った人が退職し、マクロ・VBA が分からない処理の中身を説明できる人がおらず、属人化して直せない
- Access のバージョンや動作環境が心配パソコンの入れ替えやソフトの更新のたびに、動くかどうかを確かめている
- データが増えて重い開くのや集計に時間がかかり、ファイルが壊れないか不安がある
- 他のシステムと二重入力している同じ内容を、Excel と会計や販売管理などのシステムに入力し直している
Options Access・Excel の移行先の選び方
移行先は、大きく 3 つの選択肢から選びます。すべての業務に開発が必要なわけではありません。
| 選択肢 | 向いている場合 | 注意点 |
|---|---|---|
| Excel・Access のまま整える | 使う人が少なく、置き場所や入力ルールの見直しで困りごとが解決できる | 使う人やデータが増えると、同じ困りごとが戻りやすい。マクロ・VBA の中身は資料に残す |
| SaaS・パッケージに移る | 業務が一般的な流れに近く、既製の機能で足りる | 業務をサービスの機能に合わせる部分が出る。データの移し方と、使い続ける費用を確かめる |
| Web システムとして作る | 業務に合うパッケージがなく、独自の仕組みが必要。他システムとの連携や細かい権限が必要 | 要件の整理と開発に時間と費用がかかる。作ったあとの保守の範囲を決めておく |
どの選択肢が合うかは、現状分析の結果をもとに一緒に決めます。
FAC が開発と移行を担うのは、Web システムとして作る場合です。企画開発として要件定義から進めます。
Before the estimate 見積もり前に数えておくこと
次の 6 つが分かると、作る画面と機能、連携、データ移行の作業量の前提がそろいます。
| 数えるもの | 確認すること |
|---|---|
| ファイル・シート・テーブルの数 | 業務で使っている Excel のファイルとシート、Access のテーブルの数と、それぞれの役割 |
| 画面と帳票 | 入力に使っている画面（フォーム）と、出力している帳票・集計表の種類 |
| マクロ・VBA の処理 | マクロ・VBA で自動化している処理と、その処理が何をしているか |
| 利用者と権限 | 使う人の数と部署。誰が何を見てよいか、変えてよいか |
| データ件数と保管期間 | 主なシートやテーブルのデータの件数と、残しておく必要がある期間 |
| 連携先 | データを受け渡している他のシステムや、取り込み・書き出しをしているファイル |
すべてを正確に数える必要はありません。
分からない項目は「分からない」と伝えていただければ、現状分析で整理します。
Process Excel・Access からの移行の進め方
Web システムとして作る場合は、現状分析から本番切替までを、5 つの段階で進めます。一度にすべてを切り替えず、依存関係の少ない機能から順に移す段階移行も選べます。
現状分析
ファイル、テーブル、マクロ・VBA の処理と業務フローを調査します。仕様書がない場合は、担当者へのヒアリングと実データの確認で、仕様の代わりになる資料を作ります。
移行計画
移行の単位（機能・部門）、順番、並行稼働の期間、リスク対策を計画します。
新環境構築
新しい環境を構築し、テスト環境を整備します。データの対応表と変換手順を準備し、本番相当のデータで移行リハーサルをおこないます。
データ移行・動作検証
計画に基づいてデータを移行し、業務担当者と一緒に実際の業務シナリオで動作を検証します。
本番切替
切替手順とタイミングを整理して切り替えます。並行稼働の期間を経て、新環境の動作確認後に移行完了を判断します。
Data migration データ移行で気をつけること
Excel のデータは、同じ意味の値の書き方がそろっていないことがあります。移す前の整理と、移したあとの確かめ方を先に決めます。
| すること | 内容 | 先に決めること |
|---|---|---|
| データの整理 | 重複や欠け、書き方の揺れを確認し、移す前に整えます | 整理を社内で進めるか、移行の作業に含めるか |
| 項目の対応表 | 今の列やフィールドと、新しいシステムの項目の対応表を作ります | 移行対象、変換ルール、移行しないデータ |
| 移行リハーサル | 本番切替の前に本番相当のデータで移行を試し、件数と金額の突合で確かめます | 突合する項目と、確かめる担当者 |
| 並行稼働 | 切替直後は新旧の両方を動かし、同じ入力に対する出力を比べます | 業務の締めに合わせた期間と、その間にどちらに入力するか |
情報の取り扱い
業務のファイルには、顧客や取引の情報が含まれることがあります。お預かりするデータの範囲と受け渡しの方法は、移行計画の段階で決めます。フロンティアエージェンシーは、ISMS（ISO/IEC 27001:2022）の認証範囲に含まれています（登録番号：JP21/080727）。
FAQ よくある質問
Access の移行先は、どう選べばよいですか？
使う人の数、業務がこれから変わる見込み、他システムとの連携の有無で選びます。既製の機能で足りるなら SaaS・パッケージ、独自の業務に合わせるなら Web システムが候補です。現状分析の結果をもとに一緒に決めます。
マクロや VBA の中身が分からなくても依頼できますか？
はい。現状分析で、処理の中身と、それを使っている業務の流れを調査するところから始めます。担当者へのヒアリングと実データの確認を組み合わせて、仕様を整理します。
今の Excel・Access のデータは引き継げますか？
はい。既存データの移行に対応しています。項目の対応表と変換ルールを決め、移行リハーサルで件数と金額を突合して確かめます。
一部の業務だけ先にシステム化できますか？
はい。段階移行として、依存関係の少ない機能から順に新環境へ移す進め方をご提案します。予算や期間に応じて、範囲を決めます。
移行先が決まっていない段階でも、状況に合わせてご相談ください。発注が決まっていなくてもご相談いただけます。お問い合わせフォームの「お問い合わせ内容」に「相談希望」とご記入ください。
